Todo lo que necesita saber sobre sus obligaciones de inventario en Zona Franca Permanente, los riesgos de incumplimiento y las buenas prácticas que protegen su calificación.
En una Zona Franca, el inventario no es un simple registro contable. Es la prueba documental de que sus mercancías permanecen bajo control aduanero y de que su empresa opera dentro del régimen especial que le otorga beneficios tributarios.
El incumplimiento de las obligaciones de inventario no genera solo multas: puede poner en riesgo la calificación misma de su empresa dentro del régimen franco. Esta guía le presenta, de forma práctica y sin tecnicismos innecesarios, qué debe hacer, cuándo debe hacerlo y qué consecuencias tiene no hacerlo.
Norma vigente: La Ley 2586 de 2026 (D.O. 53.527 del 19 de junio de 2026) derogó expresamente el Decreto Ley 920 de 2023 y el artículo 51 de la Ley 1762 de 2015. Es la única norma sancionatoria y de decomiso aduanero vigente. Rige desde su promulgación (Art. 114).
Concepto fundamental
La autoridad aduanera no solo verifica que usted tenga mercancía en su bodega. Verifica que lo que hay físicamente coincida con lo que documentan sus registros y con lo que reportan sus sistemas. Si una de las tres falla, hay diferencia de inventario.
Las existencias reales que se pueden contar, pesar o medir dentro de las instalaciones calificadas. Es lo que está en la bodega en el momento de la verificación.
Declaraciones de importación, facturas comerciales, manifiestos de carga y formularios de movimiento. Cada mercancía debe tener un documento que respalde su ingreso, permanencia o salida.
La información capturada en los sistemas autorizados por la DIAN o administrados por el Usuario Operador, que refleja el estado jurídico-aduanero de cada mercancía.
Marco normativo
El Decreto 1165 de 2019 establece en su artículo 495 las obligaciones específicas de inventario para los usuarios industriales, comerciales y de servicios de Zonas Francas Permanentes.
Debe facilitar y prestar los medios necesarios para que el Usuario Operador y la autoridad aduanera realicen las verificaciones que consideren pertinentes, incluyendo acceso a instalaciones, sistemas y documentos.
Conforme a las condiciones establecidas por el Usuario Operador y cumpliendo los requisitos del Decreto 1165/2019. Cada movimiento debe quedar registrado con el código de operación correcto.
La Ley 2586 de 2026 establece en sus artículos 15.5.2.4 y 15.6.2.6 un plazo de 15 días hábiles para presentar el formulario de movimiento de mercancías correspondiente al ingreso o salida temporal o definitiva. El vencimiento de este plazo configura infracción grave.
Conservar y tener disponibles todos los documentos que respalden las operaciones realizadas: declaraciones de importación o exportación, facturas, remisiones, listas de empaque y formularios de movimiento de mercancías.
Cada tipo de movimiento tiene un código específico en el sistema. Registrar con el código incorrecto (por ejemplo, código 211 para una salida al TAN cuando corresponde el 401) genera inconsistencias en la trazabilidad y puede derivar en sanciones, aunque los tributos estén correctamente pagados.
El principio de exclusividad exige que el área de Zona Franca se destine únicamente a las actividades autorizadas en el acto de calificación. El incumplimiento de este principio es una de las infracciones más graves del régimen y puede derivar en la pérdida de la calificación.
Operaciones sobre inventarios
Las operaciones sobre mercancías en Zona Franca afectan el inventario de control aduanero. Cada una tiene requisitos específicos de documentación, código y plazo. El error en cualquiera de estos elementos puede generar una diferencia de inventario sancionable.
Requieren registro inmediato en el sistema. El ingreso extemporáneo es la falta más frecuente detectada en auditorías.
Plazo: 15 días hábilesImplican nationalización con pago de tributos. El descargo del inventario debe ser inmediato al momento de la salida física.
Requiere Declaración de ImportaciónSalida definitiva sin causación de tributos. El plazo entre la declaración de exportación y el embarque efectivo es de 30 días calendario.
Plazo embarque: 30 díasMovimientos entre diferentes usuarios o bodegas autorizadas dentro de la Zona Franca. Se registran con código de operación específico.
Formulario de MovimientoLos procesos que alteran la forma o naturaleza de la mercancía deben estar previstos en el acto de calificación y documentados en el certificado de integración.
Certificado de IntegraciónRequieren autorización específica. El plazo de reingreso es de 90 a 180 días según lo autorizado. El incumplimiento convierte la salida en definitiva, con exigencia de tributos.
⚠ Riesgo altoRequieren autorización previa de la DIAN, presencia de funcionarios durante la destrucción y acta firmada. Las mermas técnicas deben estar dentro de los parámetros del plan de producción.
Autorización previa DIANAquellos con valor comercial deben declararse en importación ordinaria. Su omisión configura infracción catalogada en la Ley 2586 de 2026.
Declaración obligatoriaEl plazo más importante · Ley 2586 de 2026
La Ley 2586 de 2026 establece en sus artículos 15.5.2.4 (Usuario Operador) y 15.6.2.6 (Usuario Calificado) que el formulario de movimiento de mercancías correspondiente al ingreso o salida temporal o definitiva debe presentarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a su ingreso o salida. Esta obligación recae tanto sobre el Operador como sobre el Calificado, con sanciones independientes para cada uno.
Lo que más vemos en campo
En nuestra experiencia de auditoría en Zonas Francas Permanentes, estos son los incumplimientos que se repiten con mayor frecuencia. Todos son prevenibles con procedimientos y controles adecuados.
Lo que hay en bodega no coincide con lo que dice el sistema. Puede originarse en errores de registro, mermas no documentadas o movimientos no capturados a tiempo.
Operaciones ingresadas al sistema después del plazo legal. Es la infracción más frecuente y una de las más fáciles de prevenir con disciplina operativa.
El uso del código arancelario equivocado afecta la base gravable y los reportes estadísticos. La corrección voluntaria reduce la sanción hasta en un 50%.
Registrar una salida al TAN con el código de exportación, o viceversa, genera alertas en los sistemas de la DIAN y distorsiona las estadísticas operativas.
Ingresar kilogramos como unidades, o registrar valores en COP como si fueran USD, puede generar sobrevaloración o subvaloración de inventario con consecuencias tributarias graves.
Operaciones registradas en el sistema sin el documento que las respalde. Bloquea cualquier proceso de auditoría y expone al usuario a cuestionamientos sobre la legitimidad de los movimientos.
Ley 2586 de 2026
La Ley 2586 de 2026 (vigente desde el 19 de junio de 2026) es la única norma sancionatoria y de decomiso aduanero vigente, luego de derogar expresamente el Decreto Ley 920 de 2023. Clasifica las infracciones en leves, graves y gravísimas, y establece sanciones que van desde 50 UVT hasta el 100% del valor de la mercancía. Las conductas del artículo 15.6 aplican específicamente a los usuarios industriales y comerciales de zona franca.
Atenuante clave: Quien por primera vez en tres años incurra en una infracción leve con multa y corrija su situación no será objeto de sanción pecuniaria. Solo queda un registro en el INFAD. Actuar proactivamente antes de ser detectado marca una diferencia sustancial.
| Numeral | Conducta sancionable | Gravedad | Sanción |
|---|---|---|---|
| 15.6.1.2 | Autorizar el ingreso, transportar o permitir la salida al TAN sin los documentos soporte (Art. 594 Dcto. 1165/2019) y sin el formulario de movimiento de mercancías. | Gravísima | 100% de los tributos aduaneros o 4.000 UVT por operación |
| 15.6.1.1 | No presentar la declaración especial de importación en los términos previstos en la normativa aduanera. | Gravísima | 1.000 UVT por declaración |
| 15.6.2.1 | Suministrar información con inexactitudes, errores u omisiones para expedir el certificado de integración cuando dichos errores impliquen una menor base gravable para liquidación de tributos aduaneros (Art. 483 Dcto. 1165/2019). | Grave | 400 UVT por documento |
| 15.6.2.2 | No reingresar los bienes cuya salida fue autorizada para procesamiento parcial, reparación, revisión o mantenimiento de bienes de capital, de sus partes o repuestos (Arts. 489 y 490 Dcto. 1165/2019). | Grave | 400 UVT por documento |
| 15.6.2.6 | No presentar al Usuario Operador el formulario de movimiento de mercancías dentro de los 15 días hábiles siguientes al ingreso o salida, o presentarlo sin los requisitos previstos en las normas aduaneras. | Grave | 400 UVT por documento |
| 15.6.3.2 | No llevar los registros y controles de la entrada, salida y entrega de mercancías, vehículos y/o personas, o no llevarlos actualizados, conforme con los términos y condiciones señalados por la DIAN. | Leve | 100 UVT |
| 15.6.3.5 | No declarar en importación ordinaria los residuos y desperdicios con valor comercial generados dentro de la zona franca. | Leve | 100 UVT por declaración |
Buenas prácticas
No se trata de hacer más trabajo, sino de hacerlo de forma ordenada y oportuna. Estas prácticas, aplicadas de manera consistente, son suficientes para mantener un inventario de control aduanero en condiciones de soportar cualquier auditoría.
No espere a acumular operaciones para registrarlas al final de la semana. Cada ingreso o salida debe capturarse en el sistema el mismo día, o a más tardar al día siguiente. La agilidad en el registro es la mejor prevención.
No espere a la toma de inventario anual. Una conciliación mensual le permite detectar y corregir diferencias pequeñas antes de que se acumulen y se vuelvan problemáticas ante la autoridad.
Un código incorrecto es difícil de corregir una vez que el movimiento fue autorizado por el Usuario Operador. Implemente una lista de chequeo para el personal operativo con los códigos más usados y sus condiciones de uso.
Organice los documentos por número de formulario o por número de declaración. En una auditoría, la capacidad de presentar el soporte en minutos —no en días— marca la diferencia entre un hallazgo menor y uno grave.
Las mermas deben estar previstas en el plan de producción y dentro de los parámetros técnicos normales. Los residuos con valor comercial deben declararse en importación ordinaria. No hacerlo es una infracción autónoma.
Implemente alertas en su sistema o calendario para cada salida temporal autorizada. El vencimiento del plazo sin reingreso transforma la salida en definitiva y obliga al pago de tributos más sanciones.
La mayoría de los errores no son intencionales: son el resultado de personal que desconoce los códigos correctos, las unidades de medida aplicables o los plazos legales. Una jornada de capacitación al año previene sanciones de cientos de millones de pesos.
ZF Auditores Especializados
Nuestro equipo realiza diagnósticos de inventario y verificaciones de cumplimiento para Usuarios Calificados en Zonas Francas Permanentes. Identificamos diferencias, proponemos correcciones y preparamos a su organización para cualquier auditoría.
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