Qué debe entregar, qué revisa el auditor, cuándo se revisa y por qué conservar los soportes. Una guía práctica sobre sus compromisos de inversión y empleo, sus obligaciones y la verificación de su inventario.
La auditoría externa no es un trámite del Usuario Operador: es la verificación independiente de que usted, como usuario calificado, cumple lo que se comprometió al calificarse.
El Usuario Operador contrata una empresa auditora especializada (art. 75 del Decreto 2147 de 2016), pero la evidencia de inversión, empleo, inventarios y obligaciones la aporta el usuario calificado. El informe llega al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y a la DIAN, y el incumplimiento de los compromisos del artículo 80 es causal de pérdida de la calificación.
Período y plazo: la auditoría cubre del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año y el informe se presenta a más tardar el 30 de junio del año siguiente ante MinCIT, la DIAN y el Usuario Operador (Resolución 655 de 2022, art. 1).
Qué es la auditoría externa
No es una revisión de documentos cuando el año terminó. Es seguimiento y validación durante el período, que culmina con la evaluación integral para el informe anual.
Una empresa auditora especializada contratada por el Usuario Operador, con informe suscrito por un contador público.
Usted, como usuario calificado: soportes de inversión, empleo, inventarios y cumplimiento de obligaciones.
Al Usuario Operador, al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y a la Dirección de Gestión de Fiscalización de la DIAN.
Fuente: Decreto 2147 de 2016, art. 75 (mod. Decreto 659 de 2018); Resolución 655 de 2022 (mod. Resolución 699 de 2022).
Contenido del informe
La Resolución 655 de 2022 fija doce contenidos obligatorios del informe. Estos son los que dependen directamente del usuario calificado:
Cumplimiento de las inversiones según el Plan Maestro y el cronograma, y de la nueva inversión comprometida al calificarse.
Res. 655, num. 3Nuevos empleos demostrados con certificados de aportes (PILA) y, para el empleo directo, con los contratos laborales.
Res. 655, num. 4Cumplimiento de las obligaciones del usuario calificado relativas a inversión, empleo, obras, cerramiento y patrimonio.
Res. 655, num. 5Concordancia de los inventarios bajo control aduanero con el sistema informático de la zona franca.
Res. 655, num. 6Verificación de la situación financiera y contable del usuario.
Res. 655, num. 10Cumplimiento del plan de internacionalización y anual de ventas, cuando corresponda (Decreto 047 de 2024).
Cuando apliqueNuestra metodología
Cada conclusión del informe se apoya en evidencia suficiente y adecuada. Por eso el trabajo se distribuye en todo el período, no solo al cierre.
Conocimiento del usuario, de su acto de calificación, sus compromisos y sus riesgos; programa de auditoría.
Requerimientos formales con el listado de soportes, el formato y las fechas de entrega.
Revisiones periódicas de operaciones, inventarios y avance de compromisos.
Visitas programadas durante el año, conteo selectivo y conciliación con el sistema y la contabilidad.
Inversión y empleo frente al artículo 80 del Decreto 2147 de 2016 y a los soportes.
Comunicación oportuna de hallazgos y plazo para aclarar o subsanar.
Estructura de la Resolución 655 de 2022; radicación a más tardar el 30 de junio.
Decreto 2147 de 2016 · modificado por el art. 34 del Decreto 278 de 2021
La solicitud de calificación se presenta ante el Usuario Operador, quien la evalúa y califica (art. 81). Según los activos fijos reales productivos acreditados en ese momento, el artículo 80 fija la nueva inversión y los empleos que el usuario se compromete a generar.
Artículo 80, numerales 12 a 15
La nueva inversión es adicional a los activos fijos reales productivos acreditados al calificarse. Los empleos se exigen a la puesta en marcha del proyecto.
Fuente: Decreto 2147 de 2016, art. 80, num. 12 a 15 (mod. art. 34 del Decreto 278 de 2021). Existen reglas especiales en los parágrafos 1, 6, 8 y 10 del mismo artículo.
Artículo 80, parágrafos
Si en el año siguiente a la calificación cambian los activos fijos reales productivos, se ajustan los compromisos. Se presentan informes con estados financieros a los meses 6 y 12, dentro de los 15 días hábiles siguientes al corte.
Desde el segundo año siguiente a la puesta en marcha debe mantenerse mínimo el 90 % de los empleos de los numerales 12 a 15.
Debe mantener el objeto social y la actividad principal calificados; si cambian, se requiere una nueva calificación.
El usuario industrial o comercial debe informar al Usuario Operador el inicio de la puesta en marcha.
El Operador puede autorizar cambios justificados, sin bajar de los mínimos: máximo dos veces, sin superar el doble del plazo inicial y con un plan de acción.
No cumplir los numerales 12 a 15 y los parágrafos 3 y 8 del art. 80 es causal de pérdida de la calificación.
Inversión y empleo
“La adquisición de activos fijos reales productivos, activos intangibles y terrenos, que se vinculen directamente con la actividad económica para la cual el usuario fue calificado o autorizado” (Decreto 2147 de 2016, art. 1). Los gastos operativos no cuentan.
Acto de calificación → contrato u orden → factura → comprobante de pago → registro contable → activo verificado físicamente. Si falta un eslabón, la inversión no queda demostrada.
El que generan los usuarios cuando contratan directamente personal permanente y por tiempo completo relacionado con su actividad, mediante contratos laborales. El art. 80 exige empleos directos y formales.
Relación mensual de empleados con ingresos y retiros, cruce con la PILA, contratos laborales y nómina. Un reemplazo por retiro mantiene un empleo, no suma uno nuevo.
Inicio de operaciones y puesta en marcha
El inicio de operaciones es el momento en que el usuario calificado empieza a realizar operaciones en el régimen franco; la puesta en marcha llega cuando ya genera ingresos del objeto calificado. Operar no es poner en marcha: los empleos del art. 80 se cuentan desde la puesta en marcha.
El Operador califica al usuario y fija sus compromisos (arts. 80 y 81).
Evidencia: acto de calificación y ajustes.Obras e instalación de activos; se ejecuta inversión, normalmente sin ingresos del objeto.
Evidencia: contratos de obra, actas, facturas.Empieza a realizar operaciones en el régimen franco, aunque aún no genere ingresos del objeto.
Evidencia: primeros FMM y movimientos en el sistema.Ya genera ingresos directamente del objeto para el que fue calificado (art. 1).
Evidencia: primeras facturas y aviso al Operador.Operación regular y continua de la actividad calificada.
Evidencia: facturación recurrente, empleo sostenido.“Puesta en marcha” está definida en el art. 1 del Decreto 2147 de 2016.
Obligaciones y sanciones
El artículo 82 del Decreto 2147 de 2016 establece las obligaciones de los usuarios industriales de bienes, de servicios y comerciales. Estas son las que más impacto tienen en la auditoría:
En el área habilitada para tal fin (num. 1).
Las obligaciones adquiridas frente al Usuario Operador y los procedimientos del manual de la zona franca (num. 2 y 3).
Al Usuario Operador y a MinCIT, el avance del Plan Maestro y el cumplimiento de los compromisos de inversión y empleo (num. 5).
Dentro de los 15 días hábiles siguientes, prorrogables una vez (num. 9).
| Art. 85 | Conducta | Sanción |
|---|---|---|
| Num. 4 y 5 | No reportar trimestralmente al Operador y a MinCIT el avance y los compromisos. | Amonestación |
| Num. 2, 3, 6, 8 y 10 | Incumplir el acto de calificación o el manual de operaciones, actuar sin calificación, permitir terceros no autorizados o no responder a MinCIT. | 200 UVT por infracción |
| Num. 1, 7 y 9 | Actividades distintas a las calificadas, exceder el límite de área o almacenar como única actividad logística. La reincidencia en 5 años lleva a la pérdida de la calificación. | 1.000 UVT por infracción |
Cese de actividades (art. 83, num. 7.2): seis meses sin transacciones comerciales, sin desarrollar el objeto o sin operaciones de ingreso o salida es causal de pérdida de la calificación. No aplica en etapas preoperativas.
Fuente: Decreto 2147 de 2016, arts. 82, 83 y 85 (mod. Decreto 659 de 2018). Las infracciones aduaneras se rigen por la Ley 2586 de 2026.
Inventario bajo control aduanero
La verificación física se programa durante el año, por muestras y visitas, y se concilia con el sistema de inventarios de la zona franca y con la contabilidad. Por eso su inventario debe estar conciliado en cualquier momento del año.
Riesgos, bodegas, referencias críticas; selección por valor, rotación y novedades.
En la fecha programada, con su responsable: cantidad, estado, ubicación e identificación.
Físico vs. sistema de inventarios vs. contabilidad; identificación de faltantes, sobrantes y errores de registro.
FMM, facturas y documentos aduaneros y contables; ajustes y aclaraciones del usuario.
Resultado para el informe: inventario físico, rotación y concepto sobre la cuenta de inventarios.
Res. 655, num. 6Informe anual
La solicitud formal se ajusta al tipo de zona franca y a su acto de calificación. Tenerla organizada desde el inicio del año evita observaciones por falta de soporte.
Lo que más vemos en campo
Prevención: un expediente por activo y validar su elegibilidad antes de imputarlo al compromiso.
Prevención: conciliaciones periódicas y ajustes documentados.
Prevención: control mensual de ingresos y retiros contra la PILA.
Prevención: comunicar el hito al Operador (par. 9) y guardar la evidencia.
Prevención: expediente con ajustes y modificaciones (par. 3 y 11).
Prevención: conciliar cada reporte con la contabilidad y la PILA (art. 82).
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Revisamos sus compromisos de inversión y empleo, su inventario de control aduanero y sus soportes antes del cierre, para que llegue al informe anual sin sorpresas.
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